Вкалывают роботы, а не человек: зачем перепоручать закупки искусственному интеллекту

Долой палеонтологию, да здравствует прогресс!

Деятельность предприятия всегда сопровождается закупками. Этот процесс организован по-разному, в зависимости от профиля компании. Если вы заняты обрабатывающим производством, то организация закупок сырья и оборудования занимает одно из центральных мест в вашем бизнес-процессе. Но даже если небольшая компания оказывает юридические услуги или, скажем, специализируется на интернет-маркетинге, то без закупок не обойтись: чем бы бизнес ни занимался, он стопроцентно регулярно закупает такие бытовые вещи, как мыло в санузлы или бумагу для принтера. Сергей Зайцев, московский бизнесмен и известный специалист в области автоматизации бизнеса с огромным опытом, был в первой волне тех, кто увидел возможность оптимизировать процессы с помощью искусственного интеллекта. Свое визионерское восприятие он комментирует так:

— Еще совсем недавно в крупных организациях было принято организовывать целые отделы, многочисленные сотрудники которых занимались исключительно закупками, действовали на тендерных площадках, отбирали подходящие предложения, выбирали поставщиков по определенной схеме, достигали договоренностей, вручную отслеживали исполнение договоров… Я еще в конце прошлого десятилетия был уверен, что это архаика. Сегодня же, видя, как далеко шагнул вперед за считанные годы искусственный интеллект, из категории архаизмов ручные закупки в моем понимании и вовсе переместились в область палеонтологии.

Сейчас Сергей развивает в Москве сеть пекарен. В его бизнесе процесс закупок на 90% обеспечивается искусственным интеллектом — на долю человека выпадает лишь небольшая часть этой работы. Менеджер по закупкам лишь принимает окончательное решение, подтверждает или не подтверждает выбор машины (который в большинстве случаев верный). ИИ может взять на себя три главных процесса в организации закупок, и это несет бизнесу серьезные профиты.

Запас карман не тянет

Во-первых, робот может взять на себя организацию всех рутинных, регулярных закупок в компании. Сюда могут относиться такие бытовые мелочи, как бумага для принтера, ручки, туалетная бумага, чай, жидкость для мытья пола, канцелярские скрепки и маркеры. У себя в пекарнях Сергей отнес к этой категории регулярный закуп ингредиентов для выпечки всех позиций из моего ассортимента. Он объясняет, как устроен этот процесс:

— Сначала я «скормил» нейросети несколько наших стандартных файлов по одной такой закупке с объемами, ценами, перечнем позиций и прочими подробностями. Просто взял закупочную отчетность по последним нескольким месяцам — и загрузил в систему. Искусственный интеллект быстро поймет, что, когда и в каких объемах вы покупаете — и самостоятельно, без вашего присмотра, с необходимой регулярностью будет формировать заявки, в которых будут прописаны все желательные условия (объемы, сроки, особые условия поставки). Так сейчас и организован процесс в моей компании.

Использование робота позволит точно прогнозировать расход товара и оптимизировать уровень запасов. Например, в пекарнях Сергея алгоритмы машинного обучения предсказывают динамику продаж (в зависимости от многих факторов, включая сезонность, новостной фон, учебные и деловые циклы и даже погоду) и в каждый момент времени предлагают оптимальное количество ингредиентов для закупки.

Робот беспристрастен, а человек — слаб

Во-вторых, робот может самостоятельно вгружать составленный запрос в тендерную систему, отслеживать поступление заявок, фильтровать поставщиков, в зависимости от того, выполняют ли они условия тендера. Искусственный интеллект может эффективно проанализировать данные и о поставщике, и о цене, и о качестве товара. Он сам проверит заявившиеся компании на юридическую чистоту, «прочешет» сеть в поисках негативной информации, промониторит отзывы на качество товаров. И в итоге представит список из самых надежных поставщиков самой авторитетной продукции, которые подходят вам по ценовому признаку.

Не нужно думать, что робот слишком просо устроен и автоматически выбирает поставщика по самой низкой выставленной цене. Это совсем не так: порой ИИ дальновиднее и разумнее, чем человек, потому что от его взгляда не укроется ни одна деталь, а человек — живой, он может что-то упустить. Сергей приводит яркий пример:

— Например, как-то раз в списке из трех лучших поставщиков яиц на свой обычный производственный цикл я не увидел одного из привычных своих контрагентов. Решил, что это сбой нейросети, но оказалось, что как раз в это время стартовал арбитражный суд с ним в качестве ответчика. Я сам не смотрю новости о своих партнерах каждое утро. Робот парсит их по умолчанию.

Робот вежлив и никогда не «сорвется», в отличие от человека

В-третьих, искусственный интеллект улучшит и взаимодействие с поставщиком: автоматизирует процесс взаимодействия, «пригладит» коммуникацию и упростит процесс заключения договора. Робот сам проверит договор на предмет того, все ли и в нужном ли порядке в нем отражено, сам отработает спорные места с поставщиком — при этом вам лично вступать в коммуникацию даже не потребуется.

А еще он может отвечать за входящие запросы поставщика (к примеру, отправлять спецификацию) и предоставлять вам информацию о статусе заказа (и вам не придется звонить, выясняя, что с вашей бумагой для принтера, выслали ли ее и когда ждать).

— Современные паттерны, вложенные в чат-ботов, настолько развиты, что в первом приближении «выкупить», что разговариваешь с роботом, очень сложно. А развитие нейросети настолько быстрое и многогранное, что, думаю, со временем нейросеть будет становиться все более и более приятным собеседником. Если оператор кол-центра или ваш штатный закупщик могут проснуться не в духе и перенести свое настроение в коммуникацию с контрагентом, то робот всегда находится в отличном, ровном, деловом расположении духа, — объясняет Сергей Зайцев.

Что это дает бизнесу?

Автоматизация закупочной деятельности, во-первых, экономит огромное количество времени. Сергей Зайцев рассказывает, что сейчас его закупщик имеет возможность сосредоточиться на стратегически важных задачах — например, в данный момент он вместе с производителем оборудования определяет конфигурацию новой линии в пекарне. О рутинных операциях человек может не думать — их контролирует робот, благодаря которому минимизирована вероятность назавтра остаться без дрожжей или без орехов, потому что кто-то забыл сделать закупку.

Во-вторых, если компания довольно крупная, то использование искусственного интеллекта сохранит владельцу деньги, которые могли бы быть потрачены на найм десятка сотрудников кол-центра и специалистов по закупочной деятельности. Поскольку человекочасы сэкономлены, вместе с ИИ тот же объем работы могут выполнять меньше сотрудников: где-то такая экономия времени оценивается в 30%, а кто-то из владельцев бизнеса экономит и все 50%. Сергей говорит как раз о 50 процентах.

В-третьих, минимизируется вероятность человеческой ошибки и попадания под мошенничество. Системы машинного обучения могут анализировать данные о поставщиках и заказах, выявлять аномалии и предупреждать о возможных рисках. Это помогает компаниям защитить себя от потерь и ущерба, связанных с недобросовестными партнерами или некачественными товарами.

— На опыте компаний, в которых я работал, и своего бизнеса вижу и еще один неожиданный эффект, — рассказывает наш эксперт. — ИИ уберегает человека от выгорания. Выполняя одни и те же рутинные операции, без конца заказывая одну и ту же муку, разыскивая одних и тех же поставщиков, без творческой мысли и идей, сотрудник выматывается. Однообразность убивает креативность и желание работать. Мой закупщик сейчас — энергичный, веселый, жизнерадостный человек, который постоянно рождает толковые идеи. Просто он не занят весь рабочий день рутиной, которая выполняется, не приходя в сознание — это делает машина. Так, с помощью робота, я позволяю человеку звучать гордо, в полном соответствии с заветами классика!