Выбираем поставщика головой, а не сердцем

Зачем нужна система критериев

Каждый день мы ходим в магазин и покупаем продукты. На что мы ориентируемся в первую очередь? Для кого-то важнее всего цена. Кому-то критичен состав. Кто-то доверяет определенным брендам. В любом случае каждый день мы сталкиваемся с выбором и делаем его по определенным критериям. Например, мы видим очень дешевое молоко, но опасаемся его покупать, потому что натуральное молоко столько стоить не может. 200 рублей за литр тоже перебор — мы должны уложиться в определенную сумму. Производитель с плохой репутацией отметается сразу, а вот этот пакет вроде бы подходит по всему, но срок годности истекает уже завтра. Из оставшихся подходящих вариантов мы в конце концов выбираем что-то одно и приносим домой.

Примерно то же самое происходит в электронных закупках, но есть ключевая разница. Если в случае молока мы можем сделать импульсивный выбор (на упаковке нарисована симпатичная коровка), то в случае электронной закупочной процедуры на предприятии мы рекомендуем ориентироваться на систему критериев.

Мы уже не раз говорили о том, что главные преимущества электронных закупочных процедур — их прозрачность и объективность в выборе лучшего предложения и поставщика. Но для того чтобы это действительно было так, работать нужно по установленным правилам. И один из «китов», на которых стоит эта философия, — система отборочных и оценочных критериев, по которым отбирается победитель закупочной процедуры.

Конечно, можно открыть процедуру закупки, скажем, спецодежды, получить предложения от поставщиков, провести переторжку, а потом, после «вскрытия» виртуальных «конвертов», выбрать того, который на слуху. Или того, который поставляет халаты в компанию вашего знакомого. Или того, с которым вы работаете последние пять лет. Или просто наобум, по самому дешевому предложению. Но в таком случае, во-первых, теряется сам смысл работы на ЭТП: зачем это делать, если вы все равно делаете выбор, исходя из субъективных соображений? А во-вторых, если единственным критерием выбора для вас будет цена, вы рискуете вступить в отношения с недобросовестным поставщиком или, скажем, получить неудобные условия поставки. Надо учитывать то, что для любого заказчика в первую очередь важно получить товар, услугу или работу надлежащего качества на оптимальных условиях. А порядок отбора участников по соответствию установленным критериям идет вторым номером.

Комплекс критериев представляет собой одну из важнейших областей работы с электронными закупками и в том числе снижает коррупционные риски и дисциплинирует поставщиков. Как это работает? Давайте разбираться.

Что представляют собой отборочные и оценочные критерии

Выбор поставщика с помощью системы отборочных и оценочных критериев представляет собой двухступенчатую систему, своеобразный «конкурс», состоящий из двух этапов.

На первом этапе заявившиеся на конкурс поставщики проверяются на соответствие отборочным критериям. Вы получаете предложения и «прогоняете» их по своеобразному чек-листу — по отборочным критериям. Если все ответы по этому опроснику удовлетворяют вашим условиям, поставщик проходит во второй «тур конкурса». В первую очередь важная группа отборочных критериев относится к самой закупке: соответствует ли предложение всем выставленным вами условиям? Это может быть техническая часть, условия оплаты, график поставки или даже валюта, в которой подаются предложения. Определившись с этими параметрами, обязательно нужно проверить и саму компанию-поставщика: ее юридическую чистоту, неучастие в судебных разбирательствах в качестве ответчика, финансовое благополучие (как минимум она не должна быть банкротом). Отборочные критерии вы определяете сами и прописываете их в закупочной документации. Соответственно, поставщики их видят и оценивают свои шансы пройти через этот первоначальный отбор.

После того как вы «вскрыли конверты» и отобрали подходящие предложения по своему чек-листу, отборочные критерии сделали свою работу. Начинается второй этап — оценка отобранных предложений и выбор среди них наилучшего путем сопоставления.

Система оценочных критериев, как правило, балльная. Здесь отобранные предложения рассматриваются «под лупой», их оценка по разным параметрам должна быть строго регламентированной (для этого есть простые формулы и стандартизованная система оценки). Побеждает то предложение, которое набрало больше баллов, а баллы назначаются по строгим числовым соответствиям. Таким образом, исключается субъективность.

Какими могут быть отборочные критерии

Система отборочных критериев — основной инструмент для закупщика, чтобы отобрать соответствующие техническим требованиям предложения и достойные компании. Таких критериев в одной закупке может быть шесть-семь и более. И если хотя бы один из них не удовлетворен, то предложение не допускается до следующего шага — этапа оценки. Специалисты ЭТП рекомендуют включать в список следующие отборочные критерии.

1. Оценка гражданской правоспособности участников закупки. Поставщики должны представить все необходимые документы по списку, и если чего-то не хватает — компания исключается из дальнейшего рассмотрения. В некоторых случаях это могут быть и не документы, а декларативное заявление: например, о том, что компания не находится в состоянии банкротства и на ней не введено внешнее управление, за подписью и печатью директора. Заказчик вправе проверить эту декларацию по открытым источникам (например, на сайтах арбитражных судов), и если обнаруживается, что поставщик кривит душой — его предложение не рассматривается.
2. Требования к предмету закупки. Предложение должно соответствовать вашему техническому заданию. Например, вы хотите закупить в компанию 20 ноутбуков с определенными характеристиками, это прописано в вашей закупочной документации. И поэтому вы не станете рассматривать предложение 20 компьютеров, потому что вам нужны именно ноутбуки — у вас рабочее пространство организовано так, что системные блоки будут мешать. Словом, если предложение не соответствует заявленным техническим параметрам, оно не проходит в дальнейший этап.
3. Условия поставки. Если вы строго прописываете, что вам требуется доставка до вашей двери, вы не станете рассматривать предложение, которое предполагает поездку на склад или заказ услуг транспортной компании за ваш счет.
4. Сроки поставки. Например, вы заказываете услугу клининга офиса после ремонта, и нужно вам ее получить в первой декаде июля: потом сотрудники должны будут выходить на работу. Значит, клининговые компании, которые предлагают сроки начиная с 11 июля, исключаются из рассмотрения на этапе отбора.
5. Условия оплаты по договору. Многие заказчики выставляют строгое требование: постоплата в течение 30 или даже 60 дней. А значит, под их отборочные критерии не попадают поставщики, требующие предоплату, пусть даже и соответствующие всем остальным пунктам «чек-листа».
6. Требование к валюте заявки (оно влияет на исход закупки). Заказчик, как правило, требует предложение в рублях, так что если кто-то из поставщиков выставит его в долларах или в другой иностранной валюте, он не пройдет в следующий этап.
7. Есть еще один важный отборочный критерий: цена предложения не должна быть выше, чем начальная максимальная цена (НМЦ). Цена должна быть равной или ниже НМЦ.

Эти отборочные критерии специалисты ЭТП рекомендуют включать в свой список любой компании, независимо от объема или предмета закупки. Они универсальны: подходят и к закупке детских новогодних подарков, и к спецодежде, и к автомобилям. Это общие условия, на которые нужно обращать внимание.

Но бывают и отраслевые нюансы: например, если речь идет о строительстве, то в отборочных критериях будет значиться выписка из реестра СРО с определенными формами допусков — это подтвердит сам факт членства в СРО. Если предмет закупки относится к лицензируемым видам деятельности, то от участника потребуется копия его лицензии. Словом, каждый отдельный случай требует собственного подхода.

Александр Гуров, руководитель ЭТП ONLINECONTRACT, объясняет:

— Если мы создаем отборочные и оценочные критерии, мы подразумеваем, что будем их использовать с холодной головой и обязательно публиковать в закупочной документации. Участники закупки обязательно видят отборочные критерии, это подспорье для них: они подставляют в эти шаблоны себя и своих конкурентов, смотрят, в чем они сильны, а где недотягивают. А значит, публичная демонстрация критериев позволяет поставщикам становиться лучше, предлагать более гибкие условия и от закупки к закупке совершенствовать свои предложения.

Оценочные критерии: не только стоимость

Итак, поступившие предложения прошли через сито отборочных критериев, и мы получили нескольких «финалистов». Здесь вступают в игру критерии оценочные: каждое предложение рассматривается с точки зрения четко обозначенных, числовых параметров. Самая простая система оценочных критериев построена на баллах. Например, берется общая сумма в 100 баллов — это будет максимум, который может набрать предложение. Внутри этой суммы, в соответствии с «весом» по значимости, будут распределяться баллы по каждому оценочному критерию. Заказчик самостоятельно устанавливает «вес» каждого критерия, исходя из своих предпочтений. Поставщик, набравший максимальное количество баллов, становится победителем процедуры.

Цена — самый значимый и распространенный оценочный критерий. По рекомендациям профильных министерств, на него должно приходиться не менее 50% от общей балльной оценки (но существуют и другие практики). То есть при 100-балльной системе максимум, который может получить предложение по цене, будет соответствовать 50 баллам. Но многие закупочные процедуры содержат цену как единственный оценочный критерий, и в таком случае на нее будут приходиться все 100 возможных баллов. Однако необходимо понимать, что существенным минусом цены как единственного оценочного критерия является риск упустить из виду другие, не менее важные критерии оценки.

Приведем пример расчета баллов по ценовому критерию. Допустим, на цену закладывается 100 баллов, и это наш единственный оценочный критерий, а НМЦ — 200 тысяч рублей. К участию в закупочной процедуре допускаются только предложения с ценой, равной НМЦ и менее. Нам поступили три предложения: за 200 тысяч, за 180 тысяч и за 160 тысяч. Им присваиваются баллы по формуле:

X min / X i уч * 100,

где X min — минимальное сделанное предложение;

X i уч — предложение участника, заявку которого мы сейчас рассматриваем;

100 — количество баллов, которое закладывается на этот оценочный критерий.

Соответственно, компания, предложившая 200 тысяч, получает 80 баллов; за 180 тысяч начисляется 89 баллов, а за 160 тысяч — 100 баллов.

Технические, качественные параметры во многих случаях тоже становятся очень важным оценочным критерием.

Пример: вы закупаете детские новогодние наборы сладостей. Еще на этапе отборочных критериев вы закладываете характеристики: минимальный вес набора — 1 кг, в его составе должно быть не менее 80% шоколадных конфет высшей категории. На минимальный вес мы оставляем максимум 20 баллов в общей схеме оценки, а на процент шоколадных конфет — максимум 30, на цену остается 50 баллов. И здесь действует тот же принцип, что показан выше: отдельно рассчитываем баллы по цене, весу и содержанию шоколадных конфет. Только вместо 100 баллов будут использоваться соответственно 20, 30 и 50 по разным критериям. Получится следующая таблица:

Таким образом, идя строго по установленной системе числовых критериев, вы видите, кто из заявившихся поставщиков дает вам наилучшее предложение. В нашем случае это участник №2, который набрал 95,83 балла. Он и становится победителем в вашей закупочной процедуре.

3 популярных вопроса об отборочных и оценочных критериях

Не может ли получиться так, что никто из поставщиков не подойдет под мои отборочные критерии? Где проходит грань между скрупулезностью и излишним перфекционизмом?

Исключительно по границе здравого смысла. Например, закупая канцтовары, не нужно требовать, чтобы поставщик имел миллиардные годовые обороты или поставлял свою продукцию Илону Маску. Вы просто останетесь без единого предложения. Закупая автомобили, нежелательно ориентироваться на прямого производителя и выставлять именно этот отборочный критерий: производитель не придет, придет его дилер в регионе. Используйте опыт предыдущих закупок, он поможет сориентироваться на рынке и составить разумные, но достаточные требования. Хороший совет: если у вас уже был поставщик, который удовлетворял всем вашим условиям в части отбора, «спишите» отборочные критерии с него — и вы получите тот самый разумный баланс.

Это все очень сложно. Не проще ли назначить в компании человека, который отвечал бы за торгово-закупочные процедуры и дать ему в помощь юриста для проверки всех скользких моментов? Пусть бы они отбирали подходящих поставщиков безо всяких формул, баллов и чек-листов.

Система только кажется сложной. В действительности достаточно один раз составить критерии и пройти одну процедуру — и тогда вы увидите, насколько это удобно и как сильно экономит трудозатраты. Последующие закупки можно будет просто повторять по единожды выстроенным критериям с учетом некоторых корректировок. Пользуясь этой системой, вы повысите прозрачность закупки, ускорите и удешевите процесс принятия решения закупочной комиссией. В закупках, в частности в работе на ЭТП, не должно быть субъективизма и интуитивности — здесь надо работать только по четко сформулированным критериям, только тогда вы получите все преимущества здоровой рыночной конкуренции.

Что если процедура уже запущена, а мы осознали, что не добавили в закупочную документацию важный оценочный или отборочный критерий? Его можно дописать постфактум?

Как мы уже сказали, лучше играть по установленным правилам, иначе может пострадать ваша деловая репутация. Поэтому если происходит какое-то изменение или добавление критериев, вам следует известить об этом всех заявившихся участников, отменить закупку и открыть новую, уже с обновленной документацией.

Если у вас остались вопросы о системе отборочных и оценочных критериев, специалисты ЭТП ONLINECONTRACT проконсультируют вас и разъяснят все, что осталось непонятным.

Инстаграм:

@gurov_online

@onlinecontract