Многие нововведения вчера стали частью рабочих процессов сегодня: как ГК «Миррико» отработала год на удаленке

Первые дни

В самом начале локдауна руководство «Миррико» действовало решительно и поэтапно. Командная работа отделов и бизнес-единиц и четкий подход к сложившейся пандемической ситуации позволили «отправить» сотрудников компании на удаленную работу на неделю раньше, чем руководство Республики Татарстан объявило о карантинном режиме. Директор департамента по персоналу ГК «Миррико» Вероника Анисимова вспоминает о первых днях самоизоляции:

«Переход на удаленный режим работы прошел достаточно оперативно. По большинству процессов мы оказались готовыми, так как занимались автоматизацией, развитием электронного документооборота и систем внутренних коммуникаций задолго до пандемии. Многие оперативные нововведения вчера стали неотъемлемыми рабочими процессами сегодня».

Дальнейшие шаги

С помощью инструкций и готовности сотрудников к нововведениям, «Миррико» в течение недели адаптировалась к новым условиям. Встала необходимость в обеспечении работников бесперебойным удаленным доступом, поэтому основная нагрузка легла на IT-службу, которая работала в режиме нон-стоп.

Количество обращений в техподдержку обычно не превышает 80 запросов в день, но на первом этапе удаленки выросло в 4—5 раз. Большинство сотрудников работали за стационарными компьютерами внутри корпоративной сети, которую требовалось срочно подготовить для работы из дома, при этом обязательно обеспечить необходимый уровень информационной безопасности.

Руководство общего центра обслуживания основательно подготовилось к удаленному режиму в короткий срок: увеличили количество курьерских служб и адаптировали процесс внедрения электронного документооборота, ускорив интеграцию электронно-цифровой подписи в работу. Сейчас в системе DIRECTUM каждый сотрудник с помощью ЭЦП заверяет договоры, закрывающие документы, авансовые отчеты и согласовывает служебные записки. В «Миррико» активно начали внедрять новые инструменты для взаимодействия внутри компании: Skype, Teams, Zoom и др.

Трансформация рабочего процесса

Сотрудники компании «Миррико» в первые месяцы явно ощущали недостаток визуального контакта, тяжело перестраивались с живого общения на общение в чатах. Для поддержания рабочего и психологического состояния персонала руководство провело ряд мероприятий.

Потребность принадлежности к социуму важна, поэтому компания разработала инструментарий ощущения визуального контакта: регулярное информирование сотрудников об общей ситуации внутри коллектива и о необходимых мерах безопасности; проведение спортивных тренировок, мастер-классов, корпоративов, эфиров с руководством в режиме онлайн и др.

Способность работать в разных форматах (офисный, удаленный, смешанный), не теряя эффективности, — новый skill, который следует развивать, чтобы оставаться конкурентоспособным как компании, так и сотруднику.

Вопрос времени

Активное инвестирование в развитие IT-инфраструктуры в период с 2017 по 2019 годы, которое продолжается и сегодня, позволило ГК «Миррико» оперативно и без дополнительных затрат перевести сотрудников на «домашний» режим работы. Компания подключила дополнительные каналы связи для отказоустойчивости и увеличила ширину текущих, развернула дополнительные терминалы. Внедрение современных вычислительных систем и гибких инструментов управления обеспечило надежность и масштабируемость, предотвращая выход из строя критичных узлов сети. Директор департамента обслуживания информационных технологий Альберт Хилоу рассказал об одном из используемых IT-инструментов:

«Ранее в компании был внедрен Skype for Business, который интегрирован с корпоративной телефонной системой. Сотрудники могли совершать звонки коллегам и партнерам из любой точки, но в работе мессенджер применяли не часто. Сегодня — это один из основных инструментов коммуникации в ГК «Миррико», который оказался настолько эффективным, что большинство коллектива уже не представляет рабочий процесс без онлайн-звонков».

Новые правила работы в офисе

Карантинные меры внесли свои корректировки в рабочий процесс ГК «Миррико». В первой итерации смешанного графика количество людей в кабинете не должно было превышать 2-3 человека, а расстояние между столами — не менее 2 м. Сейчас работники компании возвращаются в офис, но не забывают соблюдать утвержденный руководством смешанный формат работы. В компании стало принято проводить ежедневные замеры температуры с фиксацией в специальном журнале.

«Если сотрудник долгое время находился на самоизоляции, то компания организовывала для него тестирование на COVID. Отрицательный результат давал возможность выйти в офис. Подобная практика проводится и с новыми сотрудниками», — поделилась Вероника Анисимова.

Безопасность сегодня

Сейчас компания применяет приобретенный эффективный опыт. В «Миррико» изменен процесс подбора персонала: собеседования продолжают проводить в онлайн-режиме; скорректирован процесс адаптации персонала, который дополнился онлайн-курсами для новичков.

Все офисные и производственные пространства компании обеспечены противовирусной инфраструктурой: системами проверки температуры на входе, антисептиками на рабочих местах, выдаются защитные маски, проводится дезинфекция помещений и контактных поверхностей.

Компания увидела в удаленном режиме работы новые возможности, которые показали себя эффективными, и данный опыт планируется развивать. В организацию привлекают новых сотрудников из других городов. Ранее реализовать подобное было сложно, так как не все готовы менять локацию ради работы. Но благодаря успешной автоматизации процессов сегодня в казанской компании удаленно работают жители Москвы, Санкт-Петербурга, Сургута, Калининграда и др.