Опрос руководителей: есть ли у вас персональный помощник?

В рубрике «Бизнес-задачник «Реального времени» мы решили поинтересоваться, нужны ли персональные помощники бизнесменам и в каких случаях они могут рассчитывать на прибавку в жалованию.

Вопросы основателям и руководителям компаний:

Есть ли у вас личный помощник или персональный ассистент? Если да, то какие задачи вы доверяете своей правой руке? И были ли ситуации, когда вы повышали помощнику зарплату сразу на 20%?

• 

  Андрей Коннов CEO коммуникационного агентства Konnov media

  У меня был бизнес-ассистент, но я не могу назвать его правой рукой. Он занимался обеспечением быта в офисе, планировал расписание, составлял график встреч, предлагал какие-то идеи по развитию… Скажем так: это был продвинутый вариант секретаря-референта.

  Сделать персонального ассистента помощником в бизнесе сложно. Как правило, на такую должность берут молодых людей с небольшим опытом. Я считаю, что сперва такой помощник должен пропитаться жизнью компании, поработать над проектами. А чтобы вырастить из помощника полноценную «правую руку», вообще нужно затратить годы.

  Система роста в Konnov media предполагает увеличение заработной платы пропорционально увеличению нагрузки. В первую очередь подразумевается нагрузка по работе непосредственно с заказчиком. И когда это было оправдано, мы повышали зарплату и на 25%.

• 

  Александр Высоцкий основатель Visotsky Consulting

  Я живу в Америке, а большинство моих сотрудников — в СНГ. У меня есть персональный помощник, и он работает со мной удаленно. Обычно помощник загружен задачами на 10—20 часов в неделю, но бывают периоды, когда он не занят (например, если я нахожусь на бизнес-форуме).

  Расскажу, по каким критериям подбирать личного помощника. Он должен быть ориентирован на помощь другим людям. Есть очень компетентные и классные ребята, но им нравится самим «звездить» и побеждать. Есть руководители, которым нравится добиваться результатов от подчиненных.

  А личный помощник не стремится к руководящим должностям или постоянной прокачке экспертизы в какой-то сфере. Ему выполнение поручений и помощь действительно приносят удовольствие. Важно, чтобы с ним было приятно общаться лично вам — без раздражений и шероховатостей. И еще момент: вы должны доверять помощнику, он должен быть простым и порядочным, выполнять обещания.

  Также персональный помощник должен быть пунктуален. Это когда все, что делает человек, для него важно. У пунктуальности есть и обратная сторона — неумение расставлять приоритеты, и именно поэтому они не делают бизнес или большую карьеру. Но, опять-таки, для личного помощника это отличное качество.

  Стараюсь делегировать все, что только можно. Буквально все. У нас нет специально назначенных совещаний, потому что у нас идет непрерывное живое общение. Я постоянно пишу ему через мессенджеры о том, насчет чего нужно договориться, что найти и что купить. Мы с помощником постоянно на связи — и он выполняет как рабочие, так и личные поручения.

  Я помогаю владельцам строить системный бизнес и внедрять инструменты управления. У каждого сотрудника моей компании есть статистики, то есть количественные показатели результатов. Чтобы этот инструмент работал правильно, сначала нужно определить продукт должности.

  Продукт личного помощника — освобожденное время руководителя, которое тот может направить на более созидательные задачи. Вознаграждение помощника рассчитывается по тому, сколько времени он освободил. У нас есть определенная шкала. А еще, когда я вижу отчет помощника за неделю, у меня сердце радуется. Ведь то, что он освободил мне 20 часов времени, просто невероятно. Потому все мои сотрудники сами влияют на повышение своей зарплаты и часто более 20% получают.

• 

  Инна Анисимова генеральный директор коммуникационного агентства PR Partner

  У меня личный помощник — правая рука. Она же офис-менеджер агентства. Проще сказать, что я ей не поручаю. Она занимается организацией поездок (оформлением виз, билетами, документами и пр.) и моих спортивных мероприятий (регистрацией, оформлением документов, оплатой). Записывает меня к врачу или в салон. Или, например, мне нужно что-то из серии дождевика: она делает подборку. Еще много поручений, связанных с детьми. У меня их трое, и всех нужно записывать к врачу, организовывать досуг и прочее. Еще она ведет календарь, где умудряется выстроить логистику передвижений, и не оставляет мне шанса опаздывать. При этом организация работы офиса на ней: затемнить стекло в переговорной, наполнить корзину фруктами, заказать такси, принять доставки, проводить клиентов в переговорную и т.д.

  Зарплата личного помощника, как и остальных сотрудников, постоянно индексируется. Плюс, если бывают какие-то особые поручения, я выписываю премию. Недавно добавились задачи, связанные с бухгалтерией, естественно, это отразилось на зарплате.

• 

  Олег Крупенко учредитель ООО «Инспарк», основатель IoT-платформы Inspark

  Когда ты учредитель сразу трех компаний, где одновременно развиваются десятки масштабных проектов, то без личного помощника не обойтись. Даже при наличии мессенджеров, календарей, систем управления приходится в день анализировать терабайты, часы, страницы информации. Одна голова — хорошо, вторая — это дополнительная систематизация, фиксация и источник идей.

  Помимо структурирования ежедневных текущих задач, личный помощник — это своеобразный фильтр. В то время, когда я занят ключевыми процессами, ассистент прекрасно справляется со входящими вопросами или оперативными поручениями.

  Не могу сказать, что какая-то ситуация побудила повысить вознаграждение помощнику. Если человек становится своим, вовлечен в процессы и проявляет уместную инициативу, я обязательно это отмечаю в денежном эквиваленте. Объем гонорара или прибавки производится согласно выгоде компании.

  Сейчас я организовал текущую и внутреннюю деятельность так, что занимаюсь основными переговорами. Больше половины коллектива работает удаленно. Правой рукой выступают исполнительные директора, а в личном помощнике я не нуждаюсь. Зато возник вопрос с мессенджерами и сообщениями, которых нескончаемый поток. Так как вопросы типичные и их можно разбить по категориям, мы с программистами написали чат-бот. Пока он «живет» только в моем телефоне, учится, насыщается информацией и прекрасно справляется с рабочим календарем: назначает встречи, распределяет вопросы по другим подразделениям, делится, если нужно, справочной информацией.

• 

  Алексей Максимченков основатель Бизнес-школы, коммерческий директор ООО «Слава»

  На данный момент личные помощники очень многофункциональны. Личный помощник — это один из тех людей, которые находятся рядом с тобой.

  Личного помощника нанимают для экономии финансов. Например, директор по развитию и личный помощник — это разные люди. Но у вас, например, еще не такой крупный департамент или отдел, чтобы нанимать дополнительного человека. А из личного помощника потом можно «вырастить» этого человека. И когда ты «выращиваешь» личного помощника в более крупную должность, он становится тебе привержен. Например, у собственника «Асконы», миллиардера, почти все генеральные директора, управляющие, топ-менеджеры — это люди, которые начинали как его личные помощники. Один из главных топов — это его личный переводчик, то есть человек, который был рядом с ним.

  Плюс ко всему можно взять личного помощника не за 80—100 тыс. рублей, а, например, изначально за 20 тыс. рублей. Потом берешь еще помощника за 20 тыс. рублей. Таким образом, у тебя есть должность, которая на рынке оплачивается как 80 тыс. рублей, но ты берешь, например, трех помощников за 20 тыс. рублей, которые взаимозаменяемы. Так строится система, которая более устойчива к переменам.

  У меня 3 помощника. Есть офлайн-помощник, который посещает вместе со мной мероприятия, помогает мне, может доставить документы при необходимости. Человек, который вживую общается со мной.

  Есть онлайн-помощник. Он общается в соцсетях вместо меня, отвечает на вопросы по заготовленным шаблонам. Плюс ко всему заказывает билеты, делает покупки. Это человек, который закрывает все онлайн-потребности. Потому что всегда есть необходимость с кем-то договориться, созвониться, выставить счет.

  Есть у меня еще личный SMM-помощник. Он уже отвечает за соцсети: что писать, как позиционировать, как вести контент, какие фотографии выставлять.

  Ранее я повышал зарплату помощнику и на 100 процентов, когда увеличил функционал. Я понял, что это помощник не по какой-то мелочи: он уже выполняет более сложные задачи. Например, изначально человек работал 2 часа в день. Я платил 10 тыс. рублей в месяц. В дальнейшем он начал уделять в два раза больше времени. Я понял, что могу на него положиться, доверяю ему и могу дать больше обязательств и функций. Я увидел, что сотрудник готов к росту и в 2 раза повысил ему зарплату.