Как избежать капканов в закупках и сохранить деньги. Часть 1-я

Капкан №1. Пробелы в закупочной документации

Даже перейдя на ЭТП, отдел снабжения часто продолжает работать по старинке — заявки составляет формально, опуская тонкости оплаты, поставки. Некоторые даже делают это не из природной лени, а умышленно: считают, что обобщенная заявка соберет больше участников, а значит, усилит конкуренцию.

Решение №1. Но на практике все наоборот. Чем подробнее составлена документация, чем четче в ней прописаны критерии выбора поставщика, сроки поставки и спецификация, тем лучше потенциальный поставщик подготовится к тендеру. Если в документах нет конкретики, поставщик делает вывод, что все давно определено, а тендер — это лишь формальность. Велика вероятность, что поставщик не выйдет на него со своим предложением.

Кейс №1. Наш клиент учел эти требования, закупая систему охлаждения. На этапе составления заявки он конкретизировал требования к товару, составил детальное техническое задание, обозначил условия оплаты с четкими этапами перевода денежных средств, сроки поставки, гарантийные обязательства и прочие важные детали.

Это помогло отсеять неподходящих партнеров и привлечь перспективных. Свои предложения прислали семь участников в условиях, когда цена контракта велика, а в нашем случае начальная цена составляла 25 миллионов рублей. Это удачный старт.

Капкан №2. Нет четких критериев выбора поставщика

Первая ловушка успешно пройдена, и заказчик подошел ко второй, как выбрать поставщика из тех, кто заявился? Первый порыв у большинства заказчиков — выбрать предложение с минимальной ценой. Но не всегда можно полагаться только на цену. В практике нескольких предприятий бывали случаи, когда по большому дисконту компании поставляли некачественное оборудование, ремонт которого впоследствии «съедал» всю разницу в цене.

Решение №2. Заявки должны ранжироваться и оцениваться строго по выработанной системе критериев:

• Отборочные критерии — те, которые отсекают возможных неблагонадежных поставщиков.
• Оценочные — чтобы сопоставить условия от поставщиков и выбрать самое выгодное предложение не только исходя из минимальной цены, а по совокупности показателей: сроки отплаты, расширенная гарантийная поддержка, близость сервисного центра, скорость ответа на обращение и многие другие.

Кейс №2. Вскоре холдинг приобрел шины для сельскохозяйственной техники через ЭТП ONLINECONTRACT. Каждая из шести поданных заявок была проанализирована по ряду критериев. В итоге выбрали двух поставщиков, которые стали лучшими по совокупности показателей — низкая цена, выгодные условия, благонадежность поставщика и уверенность в качестве поставки. Снизить цену, благодаря конкурентному листу с переторжкой, удалось с 4,2 до 3 млн рублей.

Правильное заполнение закупочных документов и четкое следование критериям отбора поставщика сэкономило холдингу 1,2 млн рублей.

Но есть и третий капкан, который подстерегает компанию на этапе выбора поставщика.

Капкан №3. Закупка понарошку

Ни для кого не секрет, что в некоторых компаниях закупки на ЭТП проводят лишь номинально, тем самым полностью игнорируя все сильные преимущества открытой, честной и конкурентной закупки. Происходит это так: формально запускается процедура на торговой площадке, но заказ получает «свой» поставщик вне ЭТП. Такие процедуры априори проигрышны для заказчика.

Во-первых, компания лишается возможности получить наилучшее предложение, заранее выделяя «своего» поставщика.

Во-вторых, фирма обретает репутацию недобросовестного заказчика. Ведь если процедуру на ЭТП оставили без финала, а заявившихся участников — без ответа, в следующий раз они уже очень серьезно подумают, стоит ли тратить время на этого заказчика.

К примеру, снабженец фирмы N объявил на электронной торговой площадке закупку канцелярской продукции. В борьбу за заказ вступили девять участников. Снабженец получил коммерческие предложения и рассказал о предлагаемых ценах «своему» поставщику, который прислал предложение в обход ЭТП. Зная цены, он заранее снизил стоимость на символическую сумму и стал победителем.

Для руководителя фирмы, это железный аргумент: цена ниже, чем на ЭТП. Но ловушка в том, что цена от девяти поставщиков неизбежно была бы снижена позже, во время переторжки. Заключив контракт на стороне, заказчик потерял шанс торговаться дальше и получить дополнительную выгоду.

Решение №3. Гораздо выгоднее для компании концентрировать конкуренцию только в одном месте — на ЭТП. Нельзя отдавать преимущество кому-либо из поставщиков или давать информацию, которая для других закрыта. Именно так, в условиях честной борьбы поставщиков, можно получить лучшую цену и сохранить репутацию своей компании.

Кейс №3. Приведем положительный пример из нашей практики. Одному из дочерних предприятий все того же крупного холдинга Татарстана понадобилась крупная партия бытовой химии. Менеджер по снабжению обозначил требования к поставщикам и разместил процедуру на ЭТП ONLINECONTRACT. Руководствуясь вышеуказанными аргументами, он принимал коммерческие предложения в рамках торговой площадки.

На тендер заявились 11 участников, так как снабженец заранее анонсировал закупку среди поставщиков, с которыми работал вне ЭТП. Часть из них использовала эту возможность и пришла на ЭТП. За счет переторжки начальная цена контракта снизилась на четверть.

Кейс №4. По такому же принципу отдел снабжения провел закупку горюче-смазочных материалов. Сюда также заявились поставщики, которые ранее не работали на ЭТП. Вместе с ними вышло 12 заявок, и каждый заказчик максимально снижал цену. В результате отобрали несколько победителей по разным позициям спецификации. Холдинг сэкономил 2,8 млн рублей при начальной цене закупки в 15 миллионов. При этом отношения с прежними поставщиками не были испорчены: они стали пользоваться возможностями ЭТП и получили доступ к множеству тендеров других заказчиков.

4 правильно проведенных процедуры — 4 миллиона рублей

В итоге, на четырех процедурах татарстанский холдинг сохранил для себя 4 млн рублей. Оказалось, что обходить базовые капканы закупок не только не сложно, но и выгодно. Важно подчеркнуть, что наш заказчик оказался в тройном выигрыше — он получил товар отличного качества по лучшей цене на выгодных для себя условиях.

Хотите также? Наши персональные менеджеры помогут разобраться в подводных камнях при проведении закупок. Это бесплатно. С удовольствием Вам поможем по телефонам: 8-800-555-39-39, 8(843) 2-696-696. Подробную информацию о работе ЭТП ONLINECONTRACT можно найти, пройдя по ссылке.

(18+)