Три причины перейти на ЭТП и выгодно проводить закупки
Снижение от начальной цены до цены контракта при работе ЭТП — не единственный критерий для оценки эффективности закупок. Важно учитывать расходы на всю организацию закупочного процесса. Директор ONLINECONTRACT Александр Гуров рассказывает, как оптимизировать работу закупщиков, как получать от поставщиков лучшие условия и почему переход на электронные закупки похож на покупку машины.
Стандартизация закупочной деятельности и автоматизация конкретных этапов с помощью электронной торговой площадки позволяет четко организовать бизнес-процессы, сократить административные расходы и получать лучшие условия от поставщиков. Разберем каждый пункт подробнее.
Экономия времени закупщиков
Обычный день закупщика в обычной компании: начальник говорит, что нужно закупить 100 карандашей. Специалист собирает все необходимые требования, оформляет закупочную процедуру и начинает писать письмо-приглашение для поставщиков. Минут сорок пишем, минут двадцать редактируем, два дня согласовываем с начальством. Никто еще ничего не знает, но уже потрачено рабочее время закупщика.
Размещение закупки на электронной торговой площадке занимает меньше времени. По данным пользователей ONLINECONTRACT (16+), экономия только на этапе размещения закупки достигает 2000 рублей. Поставщики через несколько минут уже в курсе ваших потребностей. И если закупка составлена грамотно, поставщик видит все условия, требования и может составить подходящее предложение. На первый план выходят закупщики-категорийщики — специалисты, которые профессионально разбираются в категориях товаров и умеют ставить адекватные и обезличенные технические условия.
Освобождение закупщиков от рутины приводит к тому, что они находят время взглянуть на рабочие процессы сверху и решают более стратегические и интеллектуальные задачи.
Четкое планирование закупок
Вернемся в наш обычный отдел закупок в обычной компании. В кабинет вбегает начальник цеха и говорит: «Подшипники нужны, срочно!» Закупщикам ничего не остается, кроме как на скорую руку оформлять закупку и соглашаться с не самыми выгодными условиями поставщиков, которые из документации просекли, что заказчику важна скорость, а не цена.
Переходя на ЭТП, компания начинает регламентировать процессы. И один из самых важных пунктов — это планирование закупок. Анализ своих потребностей и планирование закупок на долгий период позволяют укрупнять заявки и перейти от розничных цен к оптовым. Кроме того, при планировании вы можете учитывать сезонные скидки, а поставщики могут согласовать график отгрузки и снизить затраты на логистику. Еще один пункт — вы просто не покупаете то, что вам не нужно.
Больше предложений — лучше условия
Экономия при проведении закупочных процессов по факту зависит от трех факторов: объема закупки, косвенных расходов на закупку и уровня конкуренции на рынке поставщиков.
На объем закупки вы можете влиять благодаря планированию и укрупнению заявок, на косвенные расходы — благодаря автоматизации и оптимизации работы закупщиков, а на рынок — благодаря количеству поставщиков, которые узнали о вашей закупке.
В обычных условиях рынок поставщиков сокращается до списка контактов закупщика. При электронных закупках рынок неограничен. Любая компания, которая производит то, что вам нужно, может поучаствовать в закупочной процедуре.
Чем больше поставщиков будут оповещены, тем больше предложений вы сможете получить. Компаниям придется бороться в прозрачной и конкурентной среде, поэтому они будут вынуждены предлагать лучшие условия. Как итог — цена снижается.
С выходом на ЭТП у вас будут три возможных результата:
— появился новый надежный поставщик;
— текущий поставщик предоставил более выгодные условия;
— никто не смог перебить предложения текущего поставщика — значит, вы работаете с лучшим поставщиком на лучших условиях.
Важно помнить, что электронная торговая площадка — просто инструмент. Все зависит от вашей готовности быть открытым для рынка и предоставлять достаточно информации для поставщиков. Благодаря ЭТП вы можете анализировать работу закупщиков и в пару кликов отслеживать, сколько было тендеров, на какую сумму, какие условия предлагали поставщики.
Закупки в компании похожи на покупку машины — мы смотрим не только на сам ценник (стартовую цену и цену контракта), но и держим в уме расход топлива, транспортный налог, техобслуживание и подарки от автодилера. Поэтому чтобы оценить эффективность электронных закупок, нужно считать совокупную стоимость организации закупочных процедур.
ЭТП ONLINECONTRACT сокращает косвенные издержки на закупки, экономит время сотрудников и расширяет круг поставщиков для заказчика.
Хотите узнать, поможет ли вам ЭТП выгодно совершить закупки? Пройдите бесплатный тест и получите ответ всего за пару минут.