Как снабженцы стали заложниками системы закупок

Отделу снабжения приходится лавировать между запросами и интересами нескольких подразделений и при этом своевременно, в полном объеме и по минимальным ценам закупать товары и услуги. Чтобы обеспечить такие результаты, отдельному снабженцу приходится совершать чудеса.

Одному конкретному специалисту никак не справиться со всем объемом задач:

• выяснить у специалистов, что именно нужно;
• запросить все ГОСТы и спецификации;
• обзвонить поставщиков и сторговаться с ними;
• понять, насколько выгодно то или иное предложение;
• получить и согласовать все коммерческие предложения;
• проверить товар и отгрузку;
• объяснить руководству, почему закупка совершена именно у этого поставщика.

Хаос с элементами планирования

Весь этот процесс часто носит хаотичный характер. Есть примерное планирование, есть бюджет, но нет системности в самих закупках. Особенно актуальной проблема становится, когда приходит срочная заявка* от специалистов, в которой нет ни техзадания, ни толкового описания, ни полных характеристик. Получить нужный товар в таких условиях уже достаточно сложно, а сделать это по выгодной цене — почти невозможно.

* Срочная заявка — это то, что «нужно вчера», т. е. закупка не проводится в плановом режиме и ей свойственны следующие особенности:

• это в основном малая по размеру закупка, так как нет возможности ее укрупнить, объединив с такими же однотипными закупками;
• нет возможности осуществить закупку в низкий для продавца сезон и, соответственно, получить лучшее предложение;
• срочная закупка по треугольнику компромиссов практически всегда приводит к увеличению цены.

Выберите любые два показателя из треугольника компромиссов, так как всех трех показателей без планирования и стандартизации достичь невозможно.

Таким образом, «Срочная закупка» по многим показателям может быть приравнена к «аварийной закупке».

Аварийный режим, несогласованность действий между подразделениями и постоянное недовольство начальства создают такие условия, в которых закупочный процесс не может быть эффективным.

А если Вы так устали от аврала в закупках и у Вас даже нет времени дочитать эту статью до конца… Закажите консультацию специалиста, и вы узнаете сколько в среднем Вы сможете сэкономить на закупках.

ЗАКАЗАТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

НЕТ, Я ХОЧУ ПРОДОЛЖИТЬ ПЕРЕПЛАЧИВАТЬ НА ЗАКУПКАХ

Успех закупок определяет не только снабженец

Чтобы исправить ситуацию, важно четко распределить функции внутри отдела закупок, службы снабжения и другими подразделениями, а также подробно описать процессы, которые выполняет тот или иной сотрудник. Само описание бизнес-процессов поможет найти причины, почему те или иные действия не приводят к нужному результату.

Особое внимание следует уделить процессам планирования закупок, описания номенклатуры и укрупнению заявок. Укрупнение закупок — один из самых эффективных способов получить от поставщиков выгодные условия, однако укрупнять тендеры можно только в том случае, если известны все потребности. Поэтому эта процедура требует максимального включения всех подразделений. Когда компания знает на год вперед, что и в каких объемах нужно закупить, снабженцы могут заранее проанализировать рынок поставщиков и оценить качество предложений.

Кроме того, электронная торговая площадка (далее — ЭТП) предоставляет отчеты. Это важно как для самого снабженца, так и для его руководителя. Последний в любую минуту может оценить, действительно ли компания сотрудничает с лучшими поставщиками и насколько эффективен тот или иной сотрудник.

От рутинных операций можно избавиться

Основная работа снабженца сводится к поиску поставщиков и анализу их предложений. Львиную долю времени специалиста занимает обзвон, торг и встречи. От всех этих задач отдел закупок может отказаться, сосредоточившись на составлении качественной закупки.

Автоматизировать распространение информации о закупке и сбор предложений от поставщиков позволяет (ЭТП). Снабженцу достаточно один раз составить техзадание, а ЭТП оповестит рынок о потребностях вашей компании. При переходе на электронные закупки компания обеспечивает себя новыми поставщиками, а текущие партнеры вынуждены предлагать более выгодные условия, чтобы остаться в игре.

Сама по себе работа на ЭТП влияет на взаимодействие заказчика и поставщиков и подчеркивает бизнес-процессы, которые, возможно, требует оптимизации.

ЭТП — инструмент для эффективных закупок

Практически любой компании требуется тендерный специалист. Поэтому сейчас опыт и навыки работы на ЭТП становятся такими же важными требованиями к снабженцу, как умение работать с Excel для бухгалтера. ЭТП важно рассматривать не только как эффективный инструмент для решения коммерческих задач, но и как возможность для карьерного роста.

Остались вопросы? Хотите прямо сейчас узнать о возможностях ЭТП ONLINECONTRACT для Вашего бизнеса за 5 минут? Закажите звонок нашего специалиста.

ЗАКАЗАТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

НЕТ, Я БУДУ ДАЛЬШЕ РАБОТАТЬ В АВРАЛЬНОМ РЕЖИМЕ И ПЕРЕПЛАЧИВАТЬ

И не забудьте поделиться этой статьей со своими друзьями и партнерами

Партнерский материал

(16+)