Свободная касса: как заставить 54-ФЗ работать в свою пользу?

Как перейти на онлайн-кассу?

Екатерина Миначева, руководитель по малому бизнесу ОО «Казанский» «Альфа-Банка»:

Столкнувшись с необходимостью установки онлайн-касс, организации часто не имеют четкого представления, что и в какой последовательности делать. Переход сэкономит время и деньги, если придерживаться простой последовательности действий.

1. Выбрать и приобрести кассу и программное обеспечение.
   Выбор кассы зависит от: количества покупателей/гостей в день, реализуете ли вы свои товары/услуги в торговой точке или отправляете курьером, какой тип соединения с интернетом для вас предпочтительнее (Wi-Fi, 3/4G, проводной интернет). Программное обеспечение, установленное на кассе, должно уметь работать с вашей товароучетной системой(если она у вас есть) или другими специальными программами (программа лояльности, ЕГАИС и т. п.).
2. Выбрать оператора фискальных данных (ОФД).
   Для того чтобы чеки, пробитые на вашей кассе, отправлялись в ФНС, необходимо заключить договор с ОФД. Именно ОФД и будет получать чеки от вас и отправлять их в налоговую. Помимо обязательных функций передачи данных в ФНС, у всех ОФД есть дополнительные функции по аналитике информации, полученной с вашей кассы: средний чек, время открытия/закрытия смены, товары-лидеры/аутсайдеры и многое другое.
3. Приобрести ЭЦП.
   Электронная цифровая подпись (ЭЦП) понадобится для удаленной постановки кассы на учет в ФНС. Если вы готовы лично идти в налоговую, взяв с собой кассу и пакет документов, то ЭЦП вам не обязательно приобретать.
4. Подключить кассу к ОФД и зарегистрировать в ФНС.
   Обычно эти процессы происходят одновременно. Получив кассу, вы самостоятельно или при помощи инженера должны зарегистрировать ее в ОФД и ФНС. Для корректной пересылки данных в ОФД следует указать данные зарегистрированной кассы в ОФД, активировать услугу ОФД и проверить передачу данных с кассы. Если фискальные документы отображаются в личном кабинете ОФД и содержат статус корректных данных, значит, касса успешно прошла регистрацию и готова к работе.
5. Начать работать с кассовым оборудованием.

На всех этих этапах команда «Альфа-кассы» готова помочь предпринимателям в выборе наиболее оптимального перехода к новой модели работы

Что должна уметь онлайн-касса?

• Печатать фискальные документы нового формата;
• подключаться к интернету;
• иметь фискальный накопитель, сохранять на нем фискальные документы;
• уметь печатать QR-коды и ссылки;
• уметь отправлять чеки по e-mail или SMS.

Как выбрать онлайн-кассу?

Для многих предпринимателей самое главное при выборе кассы — цена. Такой подход может вас подвести: самая дешевая касса окажется бесполезной конкретно в вашем бизнесе.

На сегодняшний день в реестре ФНС насчитывается 126 экземпляров контрольно-кассовой техники (ККТ). Стоимость варьируется от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч рублей. Цена зависит от функционала, и предпринимателю при покупке онлайн-кассы нужно исходить из потребностей бизнеса. Если у торговой точки небольшой ассортимент и невысокая проходимость, то нет необходимости в «навороченной» технике, достаточно самой простой кнопочной онлайн-кассы.

Перед покупкой онлайн-кассы следует ознакомиться с Федеральным реестром Контрольно-кассовой техники, который выложен на сайте nalog.ru. Если касса не внесена в реестр, предприниматель просто не сможет поставить ее на учет в ФНС.

Как установить кассу? Можно ли это сделать самостоятельно или нужно вызывать специалиста?

Сейчас процедура регистрации кассы в ФНС максимально упрощена. Достаточно зайти в личный кабинет налогоплательщика в ФНС и самостоятельно произвести всю процедуру удаленно.

Но важно помнить, что при допущении ошибок в процессе регистрации ККТ в ФНС может возникнуть ситуация деактивации фискального накопителя, а значит, предпринимателю придется приобретать новый ФН, неся финансовые потери.

При вводе во время регистрации ККТ неверных данных возникает риск несоответствия действительности данных, печатающихся в кассовом чеке. Это влечет за собой административную ответственность при проверке.

Если предприниматель не готов брать на себя описанные риски, то может обратиться, например, к нам в «Альфа-Кассу». Онлайн-регистрация ККТ в ФНС стоит у нас 2 500 рублей и занимает около получаса.

Как работает ОФД?

При каждой продаже фискальный накопитель сохраняет чек, придавая ему фискальный признак, и отправляет данные на сервер ОФД. ОФД формирует квитанцию, подписывая ее ответным фискальным признаком, и отправляет ее на кассу. Фискальный накопитель на кассе регистрирует ответную квитанцию — теперь регистрация чека завершена.

ОФД передает полученные данные в налоговую. У покупателя остается бумажный чек. По запросу покупателя кассир обязан отправить на почту или на телефон электронную версию чека.

Внешний вид чеков тоже изменился — теперь каждый чек содержит QR-код и ссылку. Если покупатель отсканирует код, он переходит на сайт проверки чеков. На сайте можно сравнить, соответствует ли бумажный чек электронному. Если нет, то покупатель может пожаловаться на магазин.

Что будет, если я не буду использовать онлайн-кассу?

За неприменение онлайн-касс предусмотрены штрафы, которые накладываются и на должностное лицо, допустившее нарушение, и на организацию. По закону 54-ФЗ, штраф для ИП и должностных лиц (директор, заместитель директора) составляет от 25% до 50% суммы выручки, полученной без применения онлайн-кассы, но не менее 10 000 рублей.

Для ООО — от 75% до 100% суммы выручки, полученной без применения онлайн-кассы, но не менее 30 000 рублей. При повторном нарушении вновь будут наложены штрафы. При этом, если сумма расчетов без кассовых чеков составит 1 млн рублей и более, то организациям и ИП грозит приостановка деятельности на срок до 90 суток; должностным лицам (руководителям, его заместителям) — дисквалификация от 1 до 2 лет.

Внедрение онлайн-касс выгодно для государства — чтобы собирать больше налогов. А для самих предпринимателей есть выгоды?

Первая и самая очевидная выгода для предпринимателя — аналитика по товарообороту, которая позволяет вести бизнес осознанно. То есть, если раньше вы заказывали товар «на глазок» и так же проводили акции или скидки, то теперь вся необходимая информация у вас на руках. Нужно только ее посмотреть и проанализировать.

Второе — исключение злоупотреблений и продажи «своего товара» продавцами на торговых точках. Если вы завели всю товарную номенклатуру в кассовое ПО и продаете не по свободной цене, то продавец физически не сможет продать товар, не внесенный в базу.

Третье — если у вас не одна торговая точка, где вы сами и торгуете, а несколько, то вы сможете сравнивать показатели каждого магазина: средний чек, количество пробитых чеков, время открытия и закрытия смены и т. д.

Как можно снизить расходы при установке онлайн-кассы?

Самое главное — возможность получить налоговый вычет, то есть возврат части понесенных на покупку кассовой техники расходов.

Также мы предлагаем сэкономить, взяв кассу с необходимым дополнительным оборудованием, включая договор ОФД на 2 года и услугу онлайн-регистрации кассы в ФНС — в аренду. Аренда «Альфа-кассы», например, обойдется от 2 000 до 2 400 рублей в месяц в зависимости от комплектации.

Единственное, что не включено в стоимость кассы для аренды, — фискальный накопитель. Это сделано для того, чтобы предприниматели могли получить налоговый вычет. Ведь если фискальный накопитель не будет принадлежать предпринимателю и числиться у него на балансе, то и налоговый вычет за него предпринимателю не положен. Фискальный накопитель стоит от 6 до 10 тысяч рублей.

Что делать, если торговля осуществляется в интернете или практикуется доставка курьером?

Один из главных вопросов, на который стоить ответить предпринимателю: нужна ли касса для выездной торговли? В эту категорию попадут кассы для курьеров, кассы для торговли «с колес» и на рынках/ярмарках выходного дня/фудкортах, кассы для такси и т. д. Такие кассы называют мобильными. Они имеют небольшие габариты и вес, встроенный аккумулятор, позволяющий работать без подключения к электросети от 10 до 48 часов. Мобильные кассы могут иметь встроенную операционную систему (например, Android или Windows). Преимущество касс с операционной системой в том, что помимо кассовой программы на терминал можно поставить набор вспомогательных приложений (бухгалтерские программы, 1С, программы лояльности и многое другое). Но всегда нужно учитывать, что приложения могут быть платными и реализуются по ежемесячной подписке. Средняя стоимость — от 500 руб./мес.

Для интернет-торговли отличие таких касс в том, что они не печатают чеки. Однако, несмотря на отсутствие бумажной копии чека, документ все равно должен быть оформлен и его электронная копия должна быть направлена покупателю в течение 24 часов с момента оплаты по средствам электронной почты или sms-сообщением.

Важный момент — если организация осуществляет продажу товара или услуг как через интернет, так и непосредственно в торговой точке или курьерской доставкой, то вам необходимо приобрести либо два решения — интернет-касса (интернет-касса тоже является онлайн-кассой) и онлайн-касса, или одно решение, объединяющее в себе обе эти функции. Если вы в момент получения оплаты от частного лица (при оплате оффлайн) не печатаете чек — это нарушение 54-ФЗ.

Материал подготовлен при поддержке АО «Альфа-Банк»