Выгодные планы на год

Что такое ГПЗ

Годовой план закупок (ГПЗ) — это документ, в котором перечислены сведения о закупках товаров, работ, услуг, запланированных предприятием в течении года. Его особенность в детальном описании каждого лота: качественные характеристики, условия доставки, требования к поставщику. Для российских компаний инструмент не новый, однако часто остающийся без внимания.

Грамотно составленный ГПЗ помогает сэкономить бизнесу до 30% затрат на ежегодные закупки. Он решает, как:

1. купить то, что нужно;
2. купить то, что нужно, по выгодным ценам (в сезон и по оптовой стоимости);
3. купить то, что нужно, по выгодным ценам и получить в конкретные сроки.

Тщательный анализ закупок — основа для экономии. Глядя на каждый вписанный в ГПЗ лот, стоит ответить на простой вопрос «Для чего это нужно?».

Часто, составляя подробный план закупок, специалисты опираются на объемы прошлых покупок. Это правильно. Но! Не всегда эффективно. Допустим, в компании до 2017 года внутренний документооборот вели архаично — использовали 100 пачек бумаги в год. В 2018 году внутренний обмен данными автоматизировали. Потребление снизилось до пачки в месяц (на внешнюю корреспонденцию). Однако в ГПЗ на 2019 год указали прежние объемы — 100 пачек бумаги вместо 12.

Отсюда и проблема «замороженных денег», когда часть закупленных материалов забыта в кладовых предприятия. Распространенный случай: товар лежит на складе, а компания объявляет на него новую закупку.

Закупочная политика

Сотрудник, на котором лежит ответственность за содержание ГПЗ, должен ответить на следующие вопросы.

1. Можно ли из мелкой закупки сделать крупную? Например, заправка картриджей. Заранее найти поставщика этих услуг на год. Оптовая закупка по контракту с выполнением работ по запросу сэкономит и деньги, и время, потраченное на поиски краски для принтера.
2. Какая закупка конкурентная, а какая — нет? Разница между ними большая. С узкоспециализированными заказами нужно идти напрямую к монополисту на рынке. Например, если в России лишь один завод производит катализатор определенной марки, то объявлять закупочную процедуру на этот товар — нет смысла. Конкуренции не будет. Однако время идет, условия меняются, и в монопольные рынки приходят новые поставщики. А это уже выбор. Поэтому, оценивая направления развития любой компании, важно изучить плотность конкурентной среды. Есть данные о возможных охотниках за ваш заказ? Смело проводите закупку. С популярными наименованиями, такими как канцтовары, строительные материалы и даже программное обеспечение для компьютеров, выгоднее сразу выходить на торговые площадки. Где поставщики сами конкурируют за привлекательный «лот».
3. Как это будет работать? В плане ГПЗ нужно прописать сроки доставки и объем партии. Например, в офисе в месяц сотрудники потребляют 5 кг кофе. Возникает вопрос: закупать каждый месяц по 5 кг или провести годовую закупку? Для компании гораздо выгоднее закупить кофе на весь год по оптовой цене. При этом нужно договориться с поставщиком на ежемесячную доставку товара партиями по 5 кг. И всегда будет свежее кофе. Также компания получает экономию за счет снижения цены закупки и уменьшения трудозатрат на организацию оставшихся 11 закупок в году!
4. У кого покупать и по какой цене? Закупщик выбирает: самому торговать или объявить закупку на электронной торговой площадке (ЭТП), такой как ONLINECONTRACT (16+). Сейчас бизнес все чаще пользуется ЭТП. Это выгодно (здоровая конкуренция дает реальную цену рынка) и надежно (есть строгие требования к контрагентам).

Эти пункты необходимо учитывать, анализируя каждое наименование годового плана. В идеале, чтобы над разными категориями закупок работал отдельный сотрудник, который ориентируется в своей области. У него должно быть персональное закупочное задание: что и сколько купить. Точное, расписанное в деталях и контролируемое. А дальше ответственный за закупки в компании собирает эту информацию, проверяет и составляет один большой ГПЗ.

Сегодня публиковать — завтра ликовать

Дополнительную выгоду дает и публичность. В том числе публикация ГПЗ в средствах массовой информации (СМИ). Рынок заранее узнает о потребностях компании, а значит, к моменту торгов больше поставщиков подготовят свои предложения.

По 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» к открытости обязывают крупные компании, выполняющие госзаказы. Других минует это требование. Однако скрываться не советуем. Публикация ГПЗ влияет не только на экономию бюджета заказчика, но и на его имидж.

К открытым источникам относятся собственные сайты компаний и сайты торговых площадок, которые являются СМИ. Поэтому объявить о своих планах можно и там. Кстати, на сайтах ЭТП целевая аудитория больше, да и разместить на них ГПЗ может любая организация. Например, для публикации на сайте торговой электронной площадки ONLINECONTRACT необходимо:

1. Выбрать закупку, которую компания планирует проводить через ЭТП.
2. Заключить соглашение с ЭТП.
3. Опубликовать ГПЗ.

Дисциплина превыше всего!

Таким образом, грамотно сформированный и опубликованный в открытых источниках годовой план закупок — это:

• уход от розничных мелких закупок к крупным оптовым;
• определение конкурентных областей, которые дают снижение цен на торгах до 30%;
• осуществление конкурентной закупки, где выгоду получают все участники рынка;
• поиск новых поставщиков и рост конкуренции.

Добиться результатов получится, если соблюдать установленные правила закупочной деятельности. В частности, регламентированный срок на подписание контракта, исполнение контракта в соответствии с прописанными заранее условиями. Но это уже тема для следующей статьи.

Примерами открытости и дисциплины являются ООО «ГранаТ-Стан Трейд», ПАО «Казаньоргсинтез». На сайте ЭТП ONLINECONTRACT уже размещены ГПЗ компаний на 2020 год (ссылка по QR-коду, указанному ниже). На этом же сайте еще три компании в скором времени опубликуют свои ГПЗ на 2020 год.