Как уйти от кабинетных закупок

Если еще несколько лет назад про цифровизацию говорили как о неком откровении и тренде будущего, то сейчас она стала не роскошью, а необходимостью. Крупную компанию уже нельзя представить без SAP или 1С, а в любом отделе продаж используют CRM. Тем не менее еще есть отделы и подразделения компаний, которые с подозрением относятся к инструментам автоматизации.

Один из таких инструментов — электронная торговая площадка (ЭТП), которая не только помогает автоматизировать многие действия снабженцев, но и увеличивает прозрачность закупок. Электронная торговая площадка ни в коем случае не панацея: перевод закупок в электронную форму не решит всех проблем бизнеса. ЭТП — это ИТ-сервис. Но именно он помогает оценить бизнес-процессы, увидеть точки роста и сделать компанию более конкурентоспособной.

ЭТП не требует изменения бизнес-процессов компании

...но при верном и грамотном использовании всех возможностей площадки провоцирует качественные трансформации. Рассмотрим на примере важнейших процессов в работе отдела закупок — планирования, информирования рынка и оценки предложений от поставщиков.

У большинства предприятий есть финансовый, производственный план на год. И в рамках этого плана любое предприятие оценивает потребность в материальных и человеческих ресурсах с учетом сезонности, цикличности и тенденций. Это и есть планирование закупок или, по крайней мере, его ретроспектива — статистика за предыдущие периоды.

При работе на ЭТП ничего не меняется. Отдел снабжения так же будет:

• собирать заявки от структурных подразделений
• консолидировать, укрупнять заявки и определять объемы
• определять сроки поставки и начальную цену контракта

Но планирование сработает только в том случае, если об этих потребностях узнают поставщики. Годовой план закупок компании помогает потенциальным поставщикам рассчитать собственные силы и скорректировать объемы производства, что обеспечит надежность выполнения заказа. Кроме того, укрупнение закупок позволяет перейти от розничных к оптовым ценам.

ЭТП на замену блокноту

Снабженец может поделиться планом с единственным текущим поставщиком или обзвонить поставщиков «вручную». Как правило, у любого снабженца есть универсальный блокнот с контактами поставщиков разной продукции.

Но этот блокнот — серьезный ограничитель. Снабженец звонит только тем, кто есть в этом блокноте. Мало того что лимит времени не позволяет обзвонить более 3—4 поставщиков, так еще и параллельно в работе находятся несколько заявок от инициаторов закупок.

Человек в любой деятельности стремится к минимизации энергозатрат. Если руководство требует собрать три коммерческих предложения, то снабженец соберет именно три предложения. В таких условиях подходящие предложения от поставщиков могут просто не дойти до заказчика.

Электронная торговая площадка автоматизирует публикацию закупки и создает условия, в которых снабженцы при минимальных усилиях оповещают весь рынок. Снабженцу достаточно один раз собрать техзадание и требования, а поиск поставщиков берет на себя площадка. При этом на закупку приходят новые поставщики, а текущие предлагают более выгодные условия, чтобы остаться в игре.

ЭТП — инструмент для автоматизации

Электронная торговая площадка автоматизирует как оповещение рынка о своих потребностях, так и сбор предложений. Если раньше снабженец мог собирать предложения и торговаться только в рамках переговоров и личных встреч, то при работе на ЭТП все стало проще. Кроме того, проводя электронные торги, отдел снабжения четко понимает, насколько выгодные условия предлагает тот или иной поставщик.

С одной стороны, ЭТП информирует больше поставщиков, а снабженец получает большее количество предложений. С другой стороны, руководству сложнее выбрать победителя. При правильном подходе все трудозатраты сократятся. Это происходит благодаря регламентированию и описанию бизнес-процессов, проходящих в отделе закупок.

ЭТП — это не новый подход к закупкам и не замена снабженцу, а инструмент в его руках. Площадка автоматизирует публикацию закупок и сбор предложений, а также обеспечивает для руководителей контроль работы отдела снабжения.

Как перейти на работу с ЭТП

Чтобы провести процесс закупок выгодно для компании, снабженцам нужно обеспечить взаимодействие с максимальным количеством поставщиков и высокую конкуренцию между ними. Для оценки эффективности достаточно двух показателей — среднее количество участников на лот и доля конкурентных процедур в общем числе закупок.

Однако на эти показатели сильно влияют негативные факторы:

• отсутствие планирования закупок в компании
• субъективная оценка поставщиков
• интересы разных сторон

Нивелировать влияние этих факторов и помогает электронная торговая площадка ONLINECONTRACT.

Чтобы перейти на новую систему закупок, важно четко распределить обязанности и зоны ответственности. Снабженцы формируют конкурсы и заключают договоры, технические специалисты готовят техзадание, финансисты оценивают предложения, юристы разрабатывают договоры, служба безопасности проверяет победителей на благонадежность.

Создайте условия, при которых каждый потенциальный поставщик получает максимум информации: стартовую цену, критерии выбора победителя, условия оплаты, сроки проведения закупки. Если возможно, укрупняйте заявки. Не отказывайтесь от текущих поставщиков, а привлекайте их на площадку — они могут предложить более выгодные условия.

Партнерский материал

(16+)